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Kontrollierte Rechnungslegungsprozesse

Die Rechnungslegungsprozesse unterliegen im Haniel-Konzern einem internen Kontroll- und Risikomanagementsystem. Damit soll die Verlässlichkeit der Finanzberichterstattung sichergestellt und das Risiko einer fehlerhaften Berichterstattung in der externen und internen Konzernberichterstattung minimiert werden.

Wesentliche Risiken einer fehlerhaften Berichterstattung können resultieren aus: komplexen Transaktionen oder Konsolidierungsvorgängen, Massentransaktionen, der Wesentlichkeit einzelner Abschlussposten, Ermessensspielräumen und Schätzungen, unberechtigten Zugriffen auf die IT-Systeme sowie unzureichend geschulten Mitarbeitern. Inwieweit sich aus solchen Sachverhalten Risiken für den Konzernabschluss ergeben können, wird regelmäßig überprüft.

Um potenziellen Risiken zu begegnen, ist im Haniel-Konzern ein internes Kontrollsystem eingeführt, das die Zuverlässigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Finanzberichterstattungsprozesse, die Einhaltung maßgeblicher gesetzlicher und interner Vorschriften sowie die Effizienz und Effektivität der Prozesse gewährleisten soll. Ein angemessenes und funktionsfähiges internes Kontrollsystem kann allerdings nicht garantieren, dass alle Risiken identifiziert beziehungsweise vermieden werden. Das interne Kontrollsystem im Konzern orientiert sich am Rahmenwerk „COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) Internal Control – Integrated Framework“.

Die vorhandene Risiko- und Kontrollstruktur wird systematisch erfasst und dokumentiert. Hierzu erfolgt anhand klar definierter qualitativer und quantitativer Wesentlichkeitskriterien eine regelmäßige Aktualisierung und Überprüfung der zentralen Risikofelder. Im Fall veränderter oder neu entstandener rechnungslegungsbezogener Risiken beziehungsweise erkannter Kontrollschwächen obliegt es der Verantwortung der Gearing in Abstimmung mit dem zentralen Konzernrechnungswesen, zum nächstmöglichen Zeitpunkt geeignete Kontrollmaßnahmen zu implementieren. Die Effektivität der festgelegten Kontrollen wird in regelmäßigen Abständen durch ein Self-Assessment der Kontrollverantwortlichen beziehungsweise von deren Vorgesetzten überprüft und dokumentiert. Die Ergebnisse dieser Self-Assessments unterliegen einer regelmäßigen Validierung durch unabhängige Dritte. Die Verantwortung für die Einrichtung und Überwachung des internen Kontrollsystems liegt beim Vorstand. Darüber hinaus überwacht der Prüfungsausschuss die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems.

Der Haniel-Konzern zeichnet sich durch seine klare und dezentrale Führungs- und Unternehmensstruktur aus. Die dezentralen Rechnungslegungsprozesse werden von den Geschäftsbereichen gesteuert, die jeweils einen eigenen Teilkonzernabschluss erstellen. Das Management der in die Teilkonzerne einbezogenen Einheiten steuert und kontrolliert die Risiken hinsichtlich der operativen Rechnungslegungsprozesse. Die Konzerngesellschaften sind dafür verantwortlich, dass die konzernweiten Richtlinien und Verfahren eingehalten werden. Für den ordnungsgemäßen und fristgerechten Ablauf ihrer Rechnungslegungsprozesse sind sie ebenfalls zuständig. Dabei werden sie vom zentralen Konzernrechnungswesen unterstützt.

Den Konzernabschluss und den Konzernlagebericht erstellt das zentrale Konzernrechnungswesen. Die laufende Entwicklung der IFRS-Standards und anderer relevanter rechtlicher Vorschriften wird fortlaufend bezüglich deren Relevanz und der Auswirkungen auf den Konzernabschluss beziehungsweise Konzernlagebericht analysiert. Vorstand und Konzerngesellschaften werden bei Bedarf über die Auswirkungen auf die Konzernberichterstattung informiert. Grundlagen der Finanzberichterstattung sind eine konzernweit gültige Bilanzierungsrichtlinie, ein einheitlicher Konzernkontenplan sowie ein konzernweit gültiger Abschlusskalender. Die Bilanzierungsrichtlinie wird jährlich aktualisiert, wobei relevante rechtliche Änderungen berücksichtigt werden. Zu komplexen Themen – etwa dem Werthaltigkeitstest für Goodwills oder der Ermittlung der latenten Steuern – werden verbindliche Vorgaben und einheitliche Instrumente eingesetzt. Bei Bedarf werden externe Experten hinzugezogen, beispielsweise um Pensionsverpflichtungen zu bewerten oder Gutachten zur Kaufpreisallokation bei Unternehmenserwerben zu erstellen.

Der formale Analyse- und Reportingprozess im Haniel-Konzern hat das Ziel, die Zuverlässigkeit und Vollständigkeit aller Informationen im veröffentlichten Geschäftsbericht sicherzustellen. Das Konzernrechnungswesen führt analytische Prüfungen durch, um potenzielle Fehler in der Konzernberichterstattung zu identifizieren. Die Prüfungen werden dokumentiert und nach dem Vier-Augen-Prinzip kontrolliert. Für die Erstellung gelten ein detaillierter Zeitplan und festgelegte Zuständigkeiten.

Um den Konzernabschluss zu erstellen, werden standardisierte und zentral verwaltete IT-Systeme eingesetzt. Dies gilt für die Konsolidierung auf allen Stufen des Haniel-Konzerns und für den Prozess der Anhangerstellung. Eine Vielzahl von Validierungen unterstützt den Abschlussprozess. Die im Rechnungswesen eingesetzten IT-Systeme sind gegen unbefugte Zugriffe geschützt. Funktionstrennungen sowie Change-Management-Systeme sind installiert.

Die internen Revisionsabteilungen sind als wichtiger Bestandteil der internen prozessunabhängigen Überwachung verantwortlich für die systematische Prüfung und unabhängige Beurteilung der internen Kontrollsysteme.

Im Rahmen der Konzernjahresabschlussprüfung berichten externe Wirtschaftsprüfer über wesentliche Prüfungsergebnisse und Schwachstellen im internen Kontrollsystem für die in den Konzernabschluss einbezogenen Einheiten.